オフィス移転成功のカギは段取りにあり! 引っ越しの注意と極意

オフィスの移転は家庭の引っ越しとは異なり、移転手続きも複雑でやるべき作業も多いため、しっかりした段取りが必要です。取引先への連絡や官公庁への届け出など、通常業務に支障がないよう進めなければなりません。この記事では、オフィスの移転に関する情報や引っ越しの時に出る不用品の処分についてご紹介します。

  1. オフィスの移転について
  2. オフィス移転、不用品について
  3. オフィスの移転後について
  4. オフィス移転の不用品、業者選びのポイント
  5. よくある質問

この記事を読むことで、オフィス移転のポイントが分かります。段取り良く進めて、引っ越しを乗り切りましょう。

1.オフィスの移転について

オフィスの移転が決まったら何から手をつけたらいいのでしょう。順を追って説明します。

1-1.まずどうするか

オフィス移転には現オフィスと新オフィスの2つの賃貸借契約関連の手続きが必要ですが、まずは、社内に「引っ越しプロジェクトチーム」を結成し、移転計画を立てることから始めましょう。

1-1-1.現オフィスの賃貸借契約解約条件の確認

オフィスの移転を考えたときに、真っ先にするべきことは、現オフィスの賃貸借契約の解約条件の確認です。一般的にオフィス移転の場合は3~6か月以上前に申し出る必要があります。規定に基づいて引っ越し時期を決め、ビルの管理会社に転居希望について予告しましょう。看板の撤去や内装など、原状回復条件の確認も必要です。

1-1-2.移転先の検討・決定

移転先の立地や設備・規模・コストなどを検討し、移転先を決定します。事業所の賃貸借契約は、条件が複雑なため、細部までよく確認してから契約に臨みましょう。

1-1-3.移転計画

引っ越し時期と移転先が決まったら、具体的な移転計画の立案です。社内の引っ越しプロジェクトチームでスケジュールを作成し、各部署ごとの確認事項、作業内容などを決めておきます。
引っ越し日の決定は、同じビル内や移転先の他社の予定ともすり合わせが必要です。

1-2.移転の流れ7ステップ

移転先決定後の流れを7つのステップにまとめました。

1-2-1.新オフィスプランニング

  • デスクのレイアウト、OA機器の配置、来客の動線などを考慮し、レイアウト図にまとめる
  • レイアウト図はプリントして業者と社内共通で使用

1-2-2.工事発注~現場管理

  • 新オフィスの入居工事:内装設備・電気配線・電話・LANなど、必要な工事を洗い出し、業者に発注
  • 立ち合い日のスケジュールを決める。立ち会いは引っ越し日前に済ませておく

1-2-3.移転前手続き・届け出

  • 電話・光回線・プロバイダ
  • 複合機などリース物件の移転
  • 郵便局:転居届(転送サービス)
  • 社会保険事務所:事業所所在地変更届
  • 消防署への届け出(間仕切り工事をする場合)
  • 印刷物:移転挨拶状・社内印刷物・ゴム印など

1-2-4.引っ越し作業 準備~当日

  • 作業担当割り当ての確認
  • レイアウト図に番号を振り、同じ番号を移転先のオフィスのデスクや棚などの什器(じゅうき)にも貼っておく。荷造りしたダンボールにも同じ番号を使う
  • パソコンの配線をひとまとめにする
  • 当日は搬出班と搬入班に分かれて作業

1-2-5.不要什器(じゅうき)処分・原状回復工事

  • 不要なデスクや棚などの什器を処分する
  • 旧オフィスの現状回復工事
  • マニフェスト発行

1-2-6.移転後の確認 旧オフィスの明け渡し、新オフィスの稼働チェック

  • 旧オフィスの原状回復確認
  • 旧オフィスの鍵の引き渡し
  • 新オフィスの各種工事確認・稼働チェック
  • 新オフィスのセキュリティ設定

1-2-7.移転完了後の各種届出

  • 法務局:本店移転登記
  • 税務署:異動届
  • 労働基準監督署:名称所在地変更届
  • 職業安定所:雇用保険事業所変更届

1-3.旧オフィスでの準備

引っ越し作業に直接関わること以外でも、準備すべきことがたくさんあります。特に大切なのが、移転について関係各社に周知する作業です。移転挨拶状は移転の1か月前を目安に送りましょう。

  • 移転挨拶状手配
  • 社内印刷物の作成:封筒・パンフレット・ゴム印・会社案内
  • 取引業者に連絡
  • ホームページ修正

1-4.準備期間のスケジュール

オフィス移転の準備は、6~8か月前から始めるといいでしょう。以下はゆとりを持った一例です。

  • 6か月前まで:社内引っ越しプロジェクトチーム発足・賃貸解約予告・移転先確定
  • 5か月前まで:移転コスト算出・物量リスト作成・原状回復工事見積・新オフィス賃貸契約
  • 4か月前まで:移転スケジュール確定・移転先レイアウト決定・業者選定・工事(内装・電話・通信・電気など)発注
  • 3か月前まで:新オフィス内装工事・什器(じゅうき)搬入・引っ越し業者による移転説明
  • 2か月前まで:引っ越し準備・不用品振り分け・溶解処分品
  • 1か月前まで:官公庁への届け出・通信関係手続・移転通知発送
  • 当月:引き渡し・原状回復工事・新オフィス片付け

移転1か月前くらいになるとあわただしくなるので、不要な書類や物品の処分は早めに始めましょう。身の回りの荷造りは1週間前から行います。

1-5.注意点

引っ越し当日は多くの業者が出入りします。機密文書や個人情報などの漏洩がないよう最大限の注意を払いましょう。機密文書の管理・金庫移動の監督・通信回線の撤去など、自社でやらなければならない作業もあるので、事前の作業内容確認が必要です。

2.移転後のオフィスについて

新オフィスでは、引っ越し後すぐに業務が再開できるように準備を整えておきます

2-1.新オフィスでの準備

オフィスプランニングの要はレイアウトです。作業効率やコミュニケーションを考慮したデスクの配置を考えます。セキュリティや避難通路に配慮した動線設計も大切です。
レイアウトが決まったら、内装・設備・インフラの工事を進めましょう。

2-2.注意点

デスクやパーテーション、棚やソファなどのオフィス什器(じゅうき)は、旧オフィスから持ち込むものがある場合は、サイズの計測がポイントです。新しく用意するものと、旧オフィスから持ち込むものをバランス良く配置しましょう。

3.オフィス移転、不用品について

新オフィスに持ち込まない什器(じゅうき)や物品は処分対象品として区別しておきます。移転間際まで使用するデスクなどは、養生テープで印をつけるなど、引っ越しの時に間違いがないようにしておきましょう。

3-1.各不用品について

不用品はそれぞれの品目に合わせて専門の業者に処分を依頼します。

  • オフィス家具:リサイクル・回収業者に依頼
  • 電化製品:家電リサイクル法適用の4家電(テレビ・冷蔵庫・洗濯機・エアコン)は、メーカーに引き取りを依頼。それ以外の家電は販売店や回収業者に依頼し、リサイクルする
  • パソコン:事業所用のパソコン回収窓口に連絡し、回収の手続きをとる
  • 機密文書:専門業者に依頼し、溶解処理をする

3-2.注意点

パソコンの処分は、情報漏洩にならないようデータの処理が必要です。データの完全な消去には、専用ソフトを使う方法や、ハードディスクを物理的に破壊する方法があります。自社で対応できない場合には、専門業者に依頼しましょう。

4.オフィス移転の不用品、業者選びのポイント

オフィス移転に伴う不用品をまとめて回収してくれる業者があります。一括で処分できるので、忙しいときにありがたいサービスです。しかし、中には処分品を不法投棄するような悪質な業者もいるため、業者選びは慎重に行いましょう。

4-1.信頼できる業者の見分け方

許可業者であることはもちろんですが、下記のチェック項目を参考に、きちんとした業者かどうか見極めましょう。

  • 産業廃棄物収集運搬業の免許がある
  • 見積もり内容と金額が明瞭
  • 挨拶や電話応対がしっかりしている
  • 車両・道具の管理がきれい
  • 「移転説明会」の実施がある
  • オフィス移転に慣れている
  • 「法人引っ越し部門」がある

4-2.料金について

どの業者でも、処分品目1点ごとに単価が決まっていますが、引っ越しなど大量の処分品がある場合には、引き取りの車両1台につきいくらという料金設定が主流です。車両の大きさや積み込み重量により金額が変わります。
この車両運搬代に、作業員の数、ビルの養生、廃棄処分料を加えて料金が算出されるしくみです。引き取り品の中に買い取りできるものがあれば、廃棄処理費用から差し引いてもらいましょう。

4-3.流れ

事業所から出される不用品は産業廃棄物になるため、収集運搬業者と委託契約を交わす必要があります。排出した産業廃棄物の内容は、管理票「マニフェスト」にまとめられ、最終処分に至るまで業者から業者へと引き渡され、確実に処理されるシステムです。

  • 電話やメールで問い合せ
  • 訪問見積もり・打ち合わせ
  • 収集運搬の委託契約
  • 回収・買い取り作業
  • 支払い
  • マニフェスト・証明書の発行

4-4.注意点

不用品処分の業者の中には、必要な許可を得ていない業者もあるため、見極めが必要です。悪質な業者は、処分品の中から換金性の高いものだけを抜き取り、残りは不法投棄するなどの事例があります。また、見積もり金額以外にさまざまな名目で代金を請求されるケースもあるため、注意が必要です。見積もりは数社から取り、内容と作業範囲、オプションについて確認しておきましょう。

5.よくある質問

Q.オフィスの引っ越しに適したシーズンはあるでしょうか?

A.3~4月は一般の引っ越しも多いため、希望の日にトラックの確保が難しい場合もあります。繁忙期をさけた6~11月がおすすめです。

Q.エレベーターがない場合は料金が変わりますか?

A.現場環境によりますが、変わる可能性はあるでしょう。階段が狭い場合などは窓からの搬出が必要になるケースもあるため、事前に見積もりを取ってください。

Q.ダンボールは業者に用意してもらえますか?

A.ダンボール・エアーキャップ(プチプチ)・ガムテープなどの梱包(こんぽう)資材は、業者が用意するのが普通です。必要数量を希望日に届けてくれます。

Q.機密文書の取り扱いはどうすればいいですか?

A.機密文書は梱包(こんぽう)後、封印ラベルを貼るなどして、厳重な管理が必要になります。たとえば、機密文書だけを別便で運んだり、運び出すまで施錠できる部屋で保管するなどして、移転先の保管場所にも気をつけてください。

Q.社員が多いのですが、個人の荷物がまぎれてしまいませんか?

A.ダンボールに部署名・個人名・搬入先の場所を記入しておけば紛れることはないでしょう。

まとめ

オフィスの引っ越しはやるべきことが多く、作業量に圧倒されてしまいがちですが、あらかじめ段取りを組むことでスムーズに進めることができます。担当チームの先導により全体で協力し合って取り組みましょう。各種手続きやセキュリティ関連の作業は特に注意を払い、安全第一で引っ越しを成功させてください。

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